Procesbeschrijving

CLIENT / COACH PROCESBESCHRIJVING BEREFFENDE OPDRACHTEN DOOR BEDRIJVEN, GEMEENTEN OF UWV.

Diensten:

Trainen, coachen, begeleiden en motiveren.

Het traject wordt op maat gemaakt waarbij tevens gebruik gemaakt wordt van coachen met behulp van paarden of honden en persoonlijke coachingssessies.

Doelgroepen:

De doelgroep bestaat uit mensen die door onder andere ziekte, trauma’s, (geld)problemen, verslavingen verlies etc. De balans in het dagelijks leven, zicht o de toekomst verloren hebben of een grote afstand tot de arbeidsmarkt hebben gekregen. Hierbij is verwerking, herstel, activering en socialisering het voornaamste doel waarbij cliënten na afloop van het traject re-integreerbaar zijn naar werk of zelfstandige arbeid.

Aanmelding/intake:

Cliënten kunnen zich individueel aanmelden of aangemeld worden door opdrachtgevers zoals hiervoor genoemd. De wijze van aanmelden is afhankelijk van de organisatie maar wordt veelal telefonisch gedaan, gevolgd door een formele aanmelding via de mail.

In alle gevallen wordt met de cliënt een intake gesprek gehouden door de behandelende coach. Hierin komen de volgende onderwerpen naar voren:

  • Kennismaking.
  • Probleemstelling en achtergrond.
  • Doelstelling van het traject.
  • Werkwijze toelichten, de afzonderlijke methodes zoals de training, de gesprekken en de dagbesteding.
  • Wijze van communicatie met L.I.V.I.N.G.
  • Privacy- en klachtenreglement, cliënt tekent voor ontvangst.
  • Duur van het traject en de frequentie van de gesprekken.
  • Locatie waar de gesprekken plaatsvinden (dit kan op kantoor in Opheusden, bij de cliënt thuis of op een neutrale, nader te bepalen locatie).
  • Reismogelijkheden en –kosten.
  • Vervolgstappen zoals het opstellen van een offerte, toestemming van de opdrachtgever, etc.

Belangrijk aan het einde van het intakegesprek is dat zowel cliënt als coach zich uitspreekt over de haalbaarheid van het traject, vertrouwen in elkaar en de vervolgstappen. Hierbij kan het voorkomen dat de cliënt en/of coach geen mogelijkheden ziet voor het starten van een traject.

Offerte en plan van aanpak:

Voor elke cliënt wordt een plan van aanpak en offerte opgesteld. Deze omvat tenminste de volgende zaken:

  • NAW gegevens cliënt.
  • Probleemstelling en achtergrond.
  • Doelstelling van het traject.
  • Beschrijving van de in te zetten methodes en/of werkwijze door L.I.V.I.N.G.
  • Geschatte duur van het traject en de frequentie van het aantal gesprekken en/of behandel momenten.
  • Startdatum van het traject.
  • Rapportage frequentie en momenten.
  • Kosten van het traject, zo nodig uitgesplitst.
  • Facturatie momenten en betalingstermijn (kan afwijken per opdrachtgever).
  • Privacy- en klachtenreglement.
  • Algemene voorwaarden.
  • NAW gegevens L.I.V.I.N.G.
  • Bankrekeningnummer, KvK nummer, etc.

Wanneer de opdrachtgever een eigen format voorschrijft om te offreren, dan wordt deze gebruikt.

Start traject:

Het traject gaat van start conform startdatum, zodra de opdrachtgever akkoord is met de offerte en dit schriftelijk of via email heeft bevestigd.

Dossier:

Over iedere cliënt wordt een dossier opgesteld. Deze is zowel op papier als elektronisch voorhanden. De papieren dossiers worden op een dusdanige wijze opgeborgen dat onbevoegde personen geen toegang hebben tot deze dossiers. Hierbij geldt dat in algemene ruimtes, ofwel kantoren waar ook andere mensen werken, de dossiers achter slot en grendel liggen.

De elektronische dossiers worden op één centraal datacenter opgeslagen die beveiligd is met een wachtwoord en uitsluitend bekend is bij L.I.V.I.N.G.

Zowel het elektronische als het papieren dossier wordt maximaal 10 jaar gearchiveerd (zie verder het privacy reglement).

Planning en controle:

De afspraken en/of behandel momenten worden vastgelegd in een Excel overzicht. Hiermee wordt overzicht verkregen in het aantal contact momenten met de cliënt en de frequentie. Tevens wordt hierin vastgelegd de rapportage momenten, de facturatie termijnen en wanneer het traject is afgesloten. Door deze werkwijze kunnen er geen zaken tussen wal en het schip belanden, wordt inzicht verkregen in de voortgang naar de cliënt en opdrachtgever toe en wordt bijgehouden of het traject niet onnodig lang door gaat.

Rapportage:

Het rapporteren aan de opdrachtgever wordt conform de in de offerte afgesproken frequentie uitgevoerd. Hierbij wordt rekening gehouden met het privacy reglement. L.I.V.I.N.G. zal zonder toestemming van de cliënt nooit inhoudelijke informatie aan de opdrachtgever rapporteren. Wanneer dit uitdrukkelijk door opdrachtgever gevraagd wordt, zal hiervoor eerst schriftelijk toestemming gevraagd worden aan de cliënt.

Einde traject:

Het traject wordt afgesloten als de doelstellingen zijn bereikt of als de trajectduur is verstreken. Bij einde traject wordt een eindrapportage opgesteld voor de opdrachtgever, wordt eventueel de laatste factuur verstuurd en wordt het cliëntendossier gearchiveerd.

Het kan voorkomen dat een traject eerder stopt dan dat de geplande duur is verstreken en dat doelstellingen zijn gehaald. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen wanneer een cliënt ziek wordt. In alle gevallen zal dit in overleg met opdrachtgever plaatsvinden. Hierbij worden ook afspraken gemaakt over de te betalen kosten of een eventuele restitutie van delen van de traject kosten.

Verzuim:

Wanneer een cliënt veel verzuim laat zien, niet of onvoldoende meewerkt of door andere redenen het traject niet doorloopt, zal dit met de opdrachtgever worden besproken. In het geval dit leidt tot een vroegtijdige beëindiging van het traject gelden de regels als hiervoor omschreven.